Comunicação Interpessoal

O que é comunicação?

Quando se fala em comunicação, vem a nossa mente o conceito de que existe um emissor, uma mensagem e um receptor dessa mensagem; o próprio Shermerhorn (1991, p. 250), define comunicação como: “o processo de enviar e receber mensagens com inclusão de um significado”. Basicamente, a definição baseia-se de fato nesses três pilares, entretanto, enganam-se aqueles que pensam que se trata de um assunto simples. Criar um sistema de comunicação eficaz é o grande desafio que as organizações enfrentam, já que, muitos erros em empresas, podem ser atribuídos a falhas de comunicação. Milhares de sistemas ou meios poderiam ser descritos, levando-se em conta apenas as formas pelas quais o homem transmite e recebe ideias, imagens ou experiências de toda ordem.

Em um ambiente empresarial, é conveniente se discutir a comunicação organizacional, que é definido como o processo específico pelo qual a informação se movimenta dentro de uma organização, e entre a organização e seu ambiente, ou seja, toda comunicação está embasada nas trocas de informações entre um transmissor e um receptor, e que ambos se intercalam na situação de um ou de outro. Essa troca, porém, não se dá apenas com a simples existência desses dois elementos, mas estes se mantêm condicionados a outros dois, que somados aos anteriores, formam um conjunto de elementos necessários para que haja a comunicação, sendo eles: o transmissor, o receptor, a mensagem e o meio. É justamente sobre esses elementos que vamos discutir no decorrer desse assunto.

Tipos de comunicação

A comunicação pode ser dividida em verbal e não verbal. Sendo uma interdependente da outra, de maneira que quando não há concordância entre ambas, a mensagem poderá ser potencialmente distorcida ou não chegar de maneira eficiente ao receptor.

  • Comunicação Verbal

É a forma de comunicação mais utilizada em todas as formas de organizações humanas, e pode ser subdividida em oral e escrita. Ela ocorre na forma passiva, ou seja, quando ouvimos alguém falando ou lemos uma mensagem escrita (receptores); ou na forma ativa, quando falamos ou escrevemos (emissores). No caso da comunicação oral, para se conseguir uma comunicação eficiente é necessário seguir algumas recomendações, como:

  1. Não tenha medo de falar;
  2. Fale com naturalidade;
  3. Contorne situações difíceis e inesperadas;
  4. Planeje uma imagem simpática e confiante.

  • Comunicação Não Verbal

A comunicação não verbal ocorre por meio de gestos, sinais, códigos sonoros, expressões faciais ou corporais, imagens ou outros códigos representativos.
Pode ser encarada como uma comunicação não tão importante quanto a verbal, porém quando se trata de linguagem corporal é preciso ter certo cuidado, uma vez que a linguagem verbal é influenciada diretamente pela não verbal. Existe também a comunicação que as pessoas se fazem entender somente pelo olhar, assim como a mímica, na qual são os gestos das mãos, corpo, face e as caretas que transmitem determinada informação.
Ainda, a comunicação por gestos pode ser de forma voluntária, ou involuntária, como mãos que não param de rabiscar ou de mexer em algo.
Outo tipo de comunicação muito importante está relacionado com a postura ou o modo como sentamos (com o corpo para um lado ou para o outro), até mesmo a posição na qual relaxamos nossos pés. Essas posturas – na maioria das vezes – correspondem ao subconsciente transmitindo uma mensagem. Um ponto importante a ser considerado nesse tipo de comunicação é a desenvoltura. Se necessário, responda perguntas com segurança e não gesticule em excesso.

  • Comunicação assertiva

Um tipo de comunicação indispensável para o relacionamento interpessoal em uma organização é o que chamamos de “comunicação assertiva”, isso mesmo, assertiva com dois “s”. A capacidade de ser assertivo é uma das grandes ferramentas para conquistar amizades nos diversos níveis de relacionamento interpessoal. Ser assertivo é comunicar-se adequadamente, de maneira direta, aberta, sincera, objetiva e efetiva, sem provocar constrangimentos em outras pessoas.

É definida como assertividade a autoexpressão manifestada pelo individuo, em relação ao que ele sente e pensa, defendendo seus direitos humanos básicos, e o mais importante, sem desrespeitar os direitos básicos dos outros.
Na comunicação humana, o comportamento não assertivo e agressivo, raramente, ajuda o indivíduo a alcançar seus objetivos ou a traduzir seus sentimentos e necessidades.
A postura assertiva é a habilidade de dar respostas assertivas e honestas, que sejam adequadas à cultura, à situação e às outras pessoas envolvidas.
Ser assertivo é apostar na mudança de comportamento para melhorar e se adaptar a todos os tipos de personalidade. Para se obter a assertividade de relacionamentos é fundamental ser sempre ativo. Direto, honesto, transparente e não deixar de transmitir respeito.

O processo de comunicação e as possíveis fontes de ruídos. Fonte: Shermerhorn (1991, pg. 241).

A figura resume a dinâmica da comunicação em que a mensagem, uma vez codificada, é enviada e por algum meio de transmissão, o segundo indivíduo recebe a mensagem, a decodifica e transforma em uma informação. O meio em que se propaga a mensagem pode ainda ser influenciado por alguns fatores que dificultam sua transmissão, permitindo ou não um feedback ao transmissor.

 

Consequências de uma comunicação ineficiente

Confira o exemplo a seguir:

ERRO POR DEFASAGEM NO UNIVERSO VIVENCIAL

Um dentista recém-formado decidiu iniciar sua carreira numa cidade do interior do Amazonas, movido pelo idealismo de ajudar uma população carente.

Cônscio de suas responsabilidades, procurava dar orientações e exemplos práticos a fim de orientar seus pacientes sobre os cuidados que deveriam ser tomados para evitar hemorragia após a extração de dentes.

Assim, entre outros conselhos, invariavelmente citava: “nada de café quente na boca”.

Para sua surpresa, um de seus pacientes apareceu no dia seguinte à extração com a boca toda inchada.

Ao lhe perguntar o que havia acontecido, ele respondeu que não sabia, pois tinha feito direitinho tudo o que o doutor havia mandado: “tomei café quente e fui nadar”.

Comunicação Ineficiente

RESISTÊNCIA ÀS MUDANÇAS: vivemos em uma teia de hábitos. O hábito é, em parte, explicado pelo conforto e segurança que temos ao executar tarefas que conhecemos bem. Sempre que uma comunicação tenta entrar nessa zona de conforto e fazer mudanças, encontramos resistência.

DESVIOS DE ATENÇÃO: Nossa atenção oscila entre o que dizemos e o que a outra pessoa está pensando. É comum vermos pessoas que, ao acabar de ouvir uma instrução, já não se recordam do que tem de fazer. Vários são os motivos que podem tirar a atenção de uma pessoa durante a transmissão de uma informação. O excesso de trabalho pode ser exemplificado como uma das causas do desvio de atenção.

ESCUTANDO MAL: A nossa capacidade de raciocínio é bem maior do que a de fala, daí é comum que preenchamos este “espaço” com pensamentos próprios durante uma conversa. O problema é que muitas vezes nos perdemos nesse emaranhado de palavras e não assimilamos parte da mensagem que nos está sendo passada, dificultando a compreensão.

 

Comunicação Eficiente

Os princípios para que haja uma comunicação eficaz, são: clareza, coerência, adequação, oportunidade e atualidade, distribuição, interesse e aceitação.

CLAREZA:  é definido como um esforço para melhorar o emprego e o entendimento da linguagem, enfatizando que é preciso entender para compreender a mensagem que é transmitida. Um exemplo muito prático, são os POPs (Procedimento Operacional Padrão) que, quando formulados com linguagem muito técnica, quem de fato deveria entender a mensagem passada no POP, poderá não recebê-la de forma eficiente;

Modelo de POP (Procedimento Operacional Padrão).

COERÊNCIA: De nada adianta uma mensagem que não é coerente com a realidade da empresa ou com a própria atividade a ser executada. É comum nas empresas o que Redfield (1985, p. 34) chama de ordens só para constar;

ADEQUAÇÃO: é necessário adequar a comunicação a seu objetivo e utilização. O excesso de detalhes em nada contribui para a boa compreensão de uma mensagem ou instrução;

OPORTUNIDADE E ATUALIDADE: Uma mensagem transmitida poderá ter diversas interpretações – independentemente de se tratar de um mesmo grupo -, quando transmitida em ocasiões diferentes;

DISTRIBUIÇÃO: O grande objetivo da comunicação é, além de informar, fazer chegar essa informação ao destino certo. Portando, sempre que se transmitir uma mensagem, devemos ter o público bem definido.

INTERESSE E ACEITAÇÃO: interesse e aceitação contribuem para a eficácia da comunicação. Nas comunicações descendentes, notamos que é mais fácil despertar o interesse pela presença da autoridade, entretanto, a aceitação é variável conforme o nível de respeito do superior.

 

Indicações para uma boa comunicação

Faça o diagnostico da comunicação em sua empresa. Para isso é necessário que seja conhecido o estado de relacionamento entre os membros da equipe.

Como posso ter essa informação?

Comece por um simples questionário, com uma série de perguntas de aspectos gerais, até assuntos específicos referentes aos líderes e colaboradores, procurando sempre saber o que pensa o funcionário em relação a empresa, assim como suas expectativas.

Identificando as falhas e conhecendo o estado de conformidade da equipe em questão, será possível estabelecer um plano de comunicação que funcionará para todos os envolvidos na organização, sem exceção. Nesse sentido, é necessário definir medidas que suprirão as falhas identificadas, encontrando medidas de manejo de verbas para melhoria da comunicação interna, de modo que haja total satisfação de todos.

Uma alternativa simples e muito utilizada nas empresas é a rede social corporativa. Trata-se uma ferramenta semelhante às redes sociais, porém sua finalidade é reunir todas as informações passadas em um único ambiente virtual. Há também opções totalmente gratuitas que possibilitam aos funcionários o acesso a todo e qualquer tipo de informação lançada. Nesse caso, opta-se por uma rede social interna própria, havendo disponibilidade de várias mídias para o auxilio de tal informação, sendo além de escritas, também imagens, áudio e vídeo, promovendo uma maior interatividade e acesso à informação entre os funcionários da empresa.

Miqueias Vargas

Miqueias Vargas

Miqueias Vargas é trainee na área de suínos na Agroceres Multimix

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1 Comentário

  1. waldiley disse:

    bom dia,
    Parabéns pelo estudo, é o que precisamos nos relacionar mais e nos comunicar de forma a nos compreender melhor.

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